TODAS AS ORGANIZAÇÕES DEVEM USAR A NORMA ISO 30.401 – SISTEMAS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO?

Com a publicação final da Norma ISO 30.401 no final de outubro de 2018, as organizações interessadas em Gestão do Conhecimento (GC) estão diante de um dilema: usar ou não usar a norma. Há, pelo menos, cinco maneiras de sua organização enfrentar esta questão.

  1. Ignorá-la. Não é porque agora existe uma norma ISO de Gestão do Conhecimento que sua organização deve, necessariamente, adotá-la. Poucas organizações mudarão sua maneira de gerenciar o conhecimento agora que a norma foi publicada;
  • Usar a norma como roteiro. Se sua organização está iniciando a implementação da GC, ela pode usar a norma como um roteiro. A norma mostra o que há de diferente na GC, oferece alguns princípios, indica por onde começar e aponta o que sua organização deve levar em conta e o que deve colocar em prática. Dessa forma, a norma ajuda sua organização a não cometer erros comuns na hora de implementar GC.
  • Utilizar a norma para auditar o Programa de GC. Sua organização pode auditar, por meio de auditores internos ou externos, o Programa de GC. Assim, será possível identificar se sua organização atende ou não os requisitos da norma. Uma equipe de trabalho ad hoc poderá procurar a existência ou não de evidências objetivas, por meio de entrevistas e análise documental, para comprovar se a organização atende os 54 requisitos da norma. Se a unidade gerencial ou equipe de GC entende que as iniciativas organizacionais são aderentes à norma, isso poderá ser comprovado por meio de documentação. Se a equipe ad hoc identificar não conformidades, ela poderá coordenar ações para que a conformidade seja alcançada. Há cinco grupos na organização que podem ter interesse em identificar o nível de conformidade:
  • A unidade gerencial responsável ou equipe de GC. Para entender o que precisa fazer ainda para atender os requisitos da norma;
  • A alta administração. Para entender o seu papel para que a organização atenda os requisitos da norma;
  • A organização. A aderência (compliance) à norma mostra que a GC está sendo levada a sério e implementada pela organização de maneira aprovada por uma norma internacional;
  • Os clientes. Se sua organização gerencia o conhecimento para beneficiar seus clientes para prestar a eles, por exemplo, um serviço essencial. Então, a aderência à norma mostrará que sua organização gerencia o conhecimento de forma confiável.
  • Clientes potenciais. Por exemplo, se sua organização demostrar em uma proposta comercial que suas iniciativas de GC são aderentes à norma, isso demonstrará ao cliente potencial que ela lida com o conhecimento de maneira confiável.
  • Sua organização não pode usar a norma para obter a certificação de uma organização de avaliação de conformidade. Muitas pessoas relacionam as normas ISO com acreditação e com certificados emitidos por organizações credenciadas para avaliar conformidade. No entanto, esse tipo de certificação ainda não é possível com a norma ISO 30.401 e talvez nunca seja. As organizações de avaliação de conformidade realizam seu trabalho usando entre 4 e 8 das 60 normas de sistemas de gestão existentes. Por isso, será preciso esperar para saber se a ISO 30.401 será considerada importante o suficiente para ser adotada por organizações de avaliação de conformidade. Além disso, agências acreditadoras (que são responsáveis por acreditar organizações para avaliar conformidade), como o Inmetro no Brasil, autorizaram, até o momento, organizações para atuar com avaliação de conformidade de apenas 16 normas.  Caberá às agências acreditadoras decidir se haverá acreditação para organizações avaliarem a conformidade da Norma ISO 30401. Isso talvez seja bom. Muito tempo e dinheiro são gastos pelas organizações na busca de certificações. Talvez seja melhor, usar todo esse tempo e energia para usar a norma para implementar sistemas de GC com êxito.

Caso sua organização decida usar a norma ISO 30401, algumas ações serão necessárias. Destaco as seguintes:

  • Capacitar a equipe de GC na utilização da norma;
  • Preparar a equipe de GC para identificar riscos e oportunidades antes da realização de uma avaliação de conformidade externa na organização;
  • Treinar a equipe de GC para realizar uma auditoria interna para avaliar a conformidade das iniciativas de GC com a Norma ISO 30401; e
  • Elaborar uma política de GC (um dos requisitos da norma que é ainda pouco atendido).

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