QUE LIÇÕES APRENDIDAS COM A INSTALAÇÃO DE APARELHOS DE AR CONDICINADO PODEM SER ÚTEIS NA IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO?

Em primeiro lugar, destaco que a analogia da instalação de aparelhos de ar condicionado é muito útil para compreender a implementação da GC nas organizações. Neste texto, vamos analisar esta analogia procurando identificar semelhanças. O ar condicionado é um sistema que produz temperatura fria para as pessoas que trabalham em um ambiente. Sob condições adequadas, o sistema funciona bem.  Por outro lado, a gestão do conhecimento é um sistema que produz conhecimento para que os colaboradores da organização possam trabalhar de maneira eficaz e tomar decisões corretas. São seis as semelhanças entre um sistema de ar condicionado e um sistema de gestão do conhecimento: 1) ambos sistemas precisam ser instalados de maneira completa, isto é, com todos os componentes; 2) é preciso avaliar o local da instalação dos dois sistemas antes de começar a trabalhar; 3) Todos os componentes de ambos sistemas devem funcionar de maneira adaptada ao contexto onde serão instalados; 4) se todos as partes são instaladas juntas, elas devem funcionar; 5) Em ambos os casos, há a necessidade de um projeto e de uma equipe de instalação; e 6) Os dois sistemas demandam manutenção. Vamos examinar, agora, cada uma dessas semelhanças.

  1. Ambos sistemas precisam ser instalados de maneira completa. No caso do sistema de ar condicionado, observamos que: a) ele só funciona quando todos os componentes principais são instalados; b) as saídas de ar não servem para nada sem o motor de ventilação; c) o motor de ventilação necessita de energia elétrica; e d) as unidades de ar condicionado não são úteis sem os dutos. No tocante ao sistema de gestão do conhecimento, notamos que: a) ele só funciona quando todos os componentes principais são implementados; b) a tecnologia de GC não produz bons resultados sem a definição dos papéis e responsabilidades das pessoas; e c) os processos e práticas para oferecer conhecimento não são eficazes se não estiverem combinados com os processos e práticas de procura do conhecimento. Um sistema completo de GC conta com os seguintes elementos: a) novos papéis e responsabilidades; b) novas tecnologias; c) novos processos e práticas; d) novos procedimentos de governança; e) conexão entre as pessoas e captura do conhecimento tácito; f) gestão do conhecimento tácito e do conhecimento explícito; g) oferta e procura do conhecimento; e h) aprender antes, aprender durante e aprender depois.
  • É preciso avaliar o local da instalação dos dois sistemas antes de começar a trabalhar. No caso do sistema de ar condicionado, é importante fazer as seguintes perguntas na avaliação: a) o que já existe? b) o que existe está funcionando bem? c) o que precisa ser substituído? d) o que deve ser acrescentado? e d) onde o sistema de ar condicionado é necessário? Com relação à implementação do sistema de gestão do conhecimento, é preciso saber: a) o que a organização já tem; b) o que está funcionando bem; c) o que precisa ser substituído; d) o que necessita ser adicionado; e e) que conhecimento deve ser gerenciado. O sistema de GC desempenha um papel muito importante no processo de planejamento estratégico. Neste processo, a organização define suas estratégias e os resultados que necessita alcançar. Em seguida, ela planeja as atividades que serão necessárias para alcançar tais resultados. Finalmente, ela detecta o conhecimento principal, isto é, aquilo que a organização necessita saber para executar as atividades planejadas. Em resumo, por meio do sistema de GC, a organização irá adquirir o conhecimento que necessita para executar as atividades e alcançar os resultados estratégicos.
  • Todos os componentes de ambos sistemas devem funcionar de maneira adaptada ao contexto onde serão instalados. O sistema de ar condicionado deve levar em conta as instalações elétricas existentes. Além disso, deve considerar a temperatura e o leiaute do edifício onde será feita a instalação. Já o sistema de GC deve considerar o organograma e a estrutura hierárquica da organização. Além disso, deve levar em conta a cultura organizacional e a maneira de trabalhar das pessoas na instituição. Dessa forma, os elementos de um sistema de GC (papéis e responsabilidades, processos, tecnologia e governança) de uma empresa de engenharia sueca podem não funcionar bem em um órgão público egípcio. Portanto, é preciso testar os componentes do sistema de GC antes de utilizá-los na organização. Na medida em que testa os elementos, a empresa deve fazer as devidas adaptações no sistema para, depois, adotá-lo.
  • Se todos as partes são instaladas juntas, elas devem funcionar. No caso do ar condicionado, é importante testar o sistema e perguntar: O ambiente do escritório fica mais frio e a temperatura ideal é mantida ao longo do tempo? Com relação ao sistema de GC é preciso implementar projetos-pilotos e, em seguida, questionar: Estes projetos de GC geraram benefícios para a organização? A empresa está fazendo as coisas melhor? De forma mais rápida? Com um custo mais baixo? Mais simples? Com mais qualidade?  Com menos erros? Com melhores decisões? Reutilizando o conhecimento e evitando “reinventar a roda”? O cliente está mais satisfeito? São exemplos de benefícios a serem alcançados por projetos-pilotos de GC: 1) superar a concorrência em novos mercados; 2) adotar melhores práticas para vencer processos licitatórios; 3)  implementar sistema de GC para aprender com projetos grandes de tecnologia da informação; 4) elaborar ativos de conhecimento e implantar comunidades de prática para acumular know-how sobre fusões e aquisições; e 5) utilizar as melhores práticas para melhorar o atendimento ao cidadão no departamento de trânsito.
  • Em ambos os casos, há a necessidade de um projeto e de uma equipe de instalação. No caso do sistema de ar condicionado, será preciso: preparar o local; instalar e testar o equipamento; e treinar as pessoas no uso do equipamento.  Já o sistema de GC demandará: preparar o local; implementar e testar processos, práticas e tecnologias; e capacitar as pessoas no desempenho das suas funções e de acordo com os resultados esperados (governança). A equipe de GC será responsável pela implementação do sistema e pela transformação da cultura da organização. Após esta etapa, a unidade gerencial de GC irá monitorar, avaliar, manter e melhorar continuamente o sistema de GC.  No planejamento dos projetos-pilotos, as seguintes perguntas deverão ser respondidas: 1) como a organização suprirá o que está faltando? 2) como será corrigido o que precisa de reparo; 3) qual será a duração do projeto? 4) quanto custará? 5) por onde devemos começar? 6) em que área da organização o sistema de GC será testado? Quando a implementação do sistema de GC estará completa?
  • Os dois sistemas demandam manutenção. No caso do sistema de ar condicionado, será necessário: 1) monitorar o funcionamento; 2) consertar qualquer defeito que precise de conserto; 3) melhorar sempre que necessário. No tocante ao sistema de GC, será preciso: 1) monitorar o funcionamento; 2) consertar qualquer defeito que precise de correção; e 3) melhorar o sistema sempre que necessário.

O resultado final esperado com a instalação do sistema de ar condicionado será pessoas se sentindo bem com a temperatura do ambiente de trabalho. No caso do sistema de GC, o que se espera são colaboradores da organização mais inteligentes. Isto porque o conhecimento certo chegará à pessoa certa no momento certo para tomar as melhores decisões e executar as atividades com o melhor conhecimento disponível.

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